Spre deosebire de restul contribuabililor, persoanele fizice autorizate (PFA) din Spania nu au scăpare: trebuie neapărat să prezinte declarația de venit (Renta). În mod obligatoriu, indiferent de nivelul veniturilor din 2024, orice persoană care a fost înregistrată ca PFA în 2024 trebuie să se prezinte punctual la această întâlnire cu fiscul.

Totuși, această obligativitate generalizată nu este nici pe departe singura diferență față de salariați. Declarația lor este mai complexă de elaborat, dar partea bună este că, prin calcularea cheltuielilor legate de activitatea profesională, PFA-urile își pot reduce factura fiscală.

Experții consultați pentru acest articol avertizează, înainte de a detalia cum se procedează la declarația de venit, că aceasta este doar o parte dintr-un proces mai amplu care cuprinde întreaga relație a unui profesionist pe cont propriu cu administrația publică. În primul rând, PFA-ul trebuie să fie înregistrat atât la Fisc (Hacienda), cât și la Securitatea Socială. Deși acest lucru pare evident, din acel moment vor emana apoi toate obligațiile și modul de procedare care trebuie urmat. În termeni generali, orice cheltuială sau investiție realizată înainte de înregistrare nu va putea fi dedusă ulterior, oricât de legată ar fi de afacere. Nu este important doar să se informeze despre începerea activității, ci și să se informeze corect în ce va consta aceasta.

«Este foarte important să încadrezi bine activitatea și să fii bine consiliat», începe prin a avertiza Valeria Hernández, expertă în fiscalitatea PFA-urilor la TaxDown, platformă care oferă consultanță atât lucrătorilor pe cont propriu, cât și salariaților. «Să definești ce activitate vei desfășura, să vezi dacă trebuie să prezinți TVA trimestrial sau nu, cine vor fi clienții». Experta insistă asupra acestui aspect deoarece, deși în mod normal toate PFA-urile au obligația de a prezenta trimestrial o declarație de TVA și una de IRPF (Impozitul pe Venitul Persoanelor Fizice), există excepții. Mai târziu, acestea vor fi incluse. Cel mai elementar lucru, în opinia lui Hernández, este ca PFA-ul să țină o contabilitate adecvată a veniturilor și cheltuielilor. Din această contabilitate derivă ulterior toate obligațiile față de Fisc și ea permite ca, în declarația anuală de venit, factura fiscală să fie redusă. Fără a pierde din vedere acest aspect, în continuare, prin intermediul mai multor secțiuni, sunt incluse cheile pentru a plăti mai puțin la declarația de venit fiind PFA.

Ce noutăți există anul acesta pentru PFA-uri?

Manuel Marcelo Vázquez, partener fondator și președinte al Infoautónomos, o firmă de consultanță specializată în furnizarea de servicii pentru colectivul de lucrători pe cont propriu, subliniază că una dintre principalele noutăți ale acestei campanii este consolidarea noului sistem de cotizare bazat pe veniturile reale, care a început să se aplice în 2023. «Agenția Fiscală (Agencia Tributaria) verifică încrucișat mai multe date ca niciodată, de aceea este fundamental ca cheltuielile să fie bine justificate și documentate», exprimă el. Dar, dincolo de verificarea diferitelor informații în căutarea incoerențelor, Fiscul verifică încrucișat datele și cu Securitatea Socială pentru a garanta că se cotizează pe o bază adecvată nivelului veniturilor reale.

«Dacă tu spui Securității Sociale că vei câștiga 670 de euro pe lună și apoi în declarația de venit declari un profit anual de 70.000 de euro, asta înseamnă că vei primi o scrisoare de la Securitatea Socială spunând că în loc de 3.000 de euro cotizații anuale va trebui să plătești 10.000 de euro pe an. Nu mai este doar o sperietură din partea Fiscului, ci poate veni și de la Securitatea Socială», remarcă Hernández, care indică, de asemenea, consolidarea acestui sistem ca fiind marea noutate pentru PFA-uri.

«În cele din urmă, se așteaptă ca această campanie să fie însoțită de mai multe inspecții și revizuiri automate, de aceea este foarte important să faci lucrurile bine de la început», sfătuiește Vázquez.

Ce modalități de declarare a venitului au PFA-urile și care este mai bună?

Există trei opțiuni distincte. Estimarea obiectivă (cunoscută în mod obișnuit ca module), estimarea directă și estimarea directă simplificată. Toate aceste regimuri sunt exclusive între ele, iar declarantul trebuie să decidă care dorește să i se aplice. În estimarea directă normală și în cea simplificată, PFA-ul impozitează în funcție de beneficiile reale, în timp ce în cea obiectivă, Fiscul stabilește bareme și estimează cât trebuie plătit. De exemplu, în cazul unui bar, Fiscul ia în considerare metrii pe care îi are tejgheaua și numărul de mese pentru a stabili o factură sau alta. Sistemul de module este limitat la o serie de activități concrete pe care Fiscul le publică an de an, în funcție de venituri maxime și de alte criterii, cum ar fi numărul de angajați.

Valeria Hernández detaliază că, foarte pe scurt, regimul de estimare obiectivă este avantajos pentru declarant atunci când o afacere funcționează bine. În schimb, chiar dacă s-au înregistrat pierderi, dacă se este supus acestui regim, ar trebui plătite impozite ca și cum ar fi existat beneficii. În plus, în această modalitate nu se pot deduce cheltuielile aferente activității.

Referitor la diferența dintre estimarea directă și estimarea directă simplificată, experta spune că, deși există nuanțe, principala diferență este că estimarea directă simplificată beneficiază de mai multe avantaje fiscale. «Pe lângă cheltuielile în sine, vei avea un procent de 5% pe care îl vei putea deduce datorită a ceea ce se numește cheltuieli greu de justificat. Maximul pentru această categorie este de 2.000 de euro», clarifică ea.

Cheltuieli care pot fi deduse

PFA-urile care se află în regimul de estimare directă sau în cel de estimare directă simplificată au oportunitatea de a include orice cheltuială suportată în 2024 pentru desfășurarea activității lor economice. Premisa este simplă, execuția, nu atât de mult. Bariera dintre ce cheltuială este legată sau nu de activitate este uneori difuză, iar ducerea la extrem poate duce la probleme cu Fiscul.

José María Martín Cerrato, partener la Holded, o companie care oferă un software de management empresarial în cloud, spune că pentru a include cu succes o cheltuială, în general, trebuie îndeplinite trei cerințe. «În primul rând, să ai bine contabilizată acea cheltuială. În al doilea rând, să deții documentație, o factură pentru acea cheltuială și, în al treilea rând, ca cheltuiala să fie într-adevăr legată de activitate». Expertul povestește că în cazurile în care există îndoieli dacă cheltuielile sunt legate de activitate sau nu, Fiscul tinde să le respingă.

«De exemplu, un avocat care își cumpără un costum pentru a merge la tribunal. Este foarte dificil ca Fiscul să accepte acel costum ca cheltuială legată de activitate, deoarece poate fi folosit și în viața privată. În schimb, dacă este o salopetă de lucru cu logo-ul companiei, atunci în mod normal acest tip de cheltuială ar fi permis de Agenția Fiscală», expune el.

Pe lângă textile, există o varietate largă de posibile cheltuieli de inclus pentru a reduce factura fiscală. Lista care urmează nu este exhaustivă și sunt doar exemple. Chiria plătită pentru un local sau un birou. Ingredientele cumpărate de la furnizori. Utilitățile esențiale pentru desfășurarea activității. Achiziții de unelte, de mașini. Salariile și plățile la Securitatea Socială ale angajaților, dacă există lucrători. Propria cotă la Securitatea Socială plătită de PFA. Primele de asigurare de sănătate sau de boală. Liniile telefonice atunci când sunt exclusiv pentru muncă. Formări și cursuri. Licențe de programe informatice. Renovări ale localului sau biroului. Contractarea altor servicii profesionale precum avocați, gestionari sau arhitecți. Un calculator. Plata unei cotizații pentru înscrierea într-un colegiu profesional. Pentru aproape toate aceste cheltuieli va fi necesară factura și nu sunt acceptate cu aceeași ușurință de către fisc.

Cheltuieli de dedus fără atâtea dificultăți

Printre lucrurile de inclus fără necesitatea unei facturi sau a unei contabilități deosebit de ordonate se numără cotizația la Securitatea Socială și costul unei firme de gestiune (gestoría). Dacă se aplică regimul de estimare simplificată, nu trebuie uitat acel 5% din totalul veniturilor care poate fi introdus ca cheltuieli greu de justificat. Orice chirie a unui local sau birou ar intra, de asemenea, în această categorie de cheltuieli de dedus fără atâtea complicații. Apoi ar intra cheltuieli opționale care pot exista sau nu, dar care nu sunt atât de discutabile. Asigurările de sănătate sau de boală sunt deductibile în limita a 500 de euro per persoană acoperită în gospodărie, până la maximum patru persoane, și pot fi, de asemenea, încadrate în această secțiune, la fel ca, dacă există angajați, plățile salariale pentru aceștia.

Ce cheltuieli sunt mai problematice și de ce

Pe lângă îmbrăcămintea menționată anterior, alte focare eterne de polemică cu fiscul sunt de obicei vehiculele, mâncarea și cheltuielile cu utilitățile atunci când este vorba de locuință. Despre mașină, Valeria Hernández spune că dacă se deține o singură mașină și se folosește atât pentru deplasări personale, cât și pentru vizitarea clienților, nu ar fi deductibilă: «fie că erai PFA sau nu, tot ai fi cumpărat mașina și ai fi folosit-o la fel».

Referitor la mâncare, Martín Cerrato specifică faptul că Fiscul consideră că se are dreptul de a introduce factura de la un restaurant atunci când PFA-ul se deplasează în afara municipiului obișnuit de reședință și există dovezi clare că, într-adevăr, acea masă a fost legată de muncă. «Este deductibilă doar dacă este în afara orașului tău și este demonstrabil că a fost din motive profesionale. Dacă este în weekend, încep deja să apară mult mai multe obstacole», subliniază el.

În ceea ce privește deducerea cheltuielilor cu electricitatea, apa sau gazul la domiciliu în cazul în care activitatea se desfășoară în locuință, procesul este atât de anevoios încât experții consideră că uneori nu merită efortul. «Nimeni care o cere pe cont propriu nu reușește să îndeplinească cerințele. Trebuie comunicat Fiscului, trebuie calculat procentul de afectare în locuință», afirmă Hernández. La rândul său, Martín Cerrato oferă un exemplu pentru a înțelege mai bine cum funcționează.

«Dacă PFA-ul are un apartament de 100 de metri pătrați și alocă activității sale 10 metri pătrați, Fiscul ar permite deducerea a 10% din cota de chirie. Apoi, din utilități, Fiscul prevede o deducere de 30% din suprafața afectată. Dacă ai 100 de euro cheltuieli cu lumina, apa și gazul, întâi ar fi 10% din acei 100 de euro, adică 10 euro. Apoi, 30% din acei 10 euro, rezultând o deducere de 3 euro pentru acest concept. Uneori, birocrația acestui proces este mai costisitoare decât valoarea deducerii. Foarte puțini o cer pentru că procesul este complex», completează expertul.

Cum se deduc cheltuielile mari sau investițiile?

Experta de la TaxDown subliniază că atunci când se face o investiție semnificativă care poate fi considerată, în scopuri de bilanț, ca un activ tangibil sau intangibil, trebuie procedat la deducerea acesteia treptat, în loc de a o face dintr-o dată. Acest lucru permite reducerea facturii fiscale pe parcursul mai multor ani. Totuși, trebuie avut în vedere că fiecare tip de investiție are un tratament distinct în ochii fiscului, în funcție de ce reprezintă. În continuare, se include un tabel simplificat cu cât din acea investiție este posibil să se impute ca cheltuială an de an și pe ce perioadă maximă se poate face acest lucru.

Logica urmată de Fisc este că, cu cât valoarea sau timpul potențial de utilizare este mai mare, cu atât procentul de amortizare disponibil anual este mai mic. Astfel, de exemplu, un echipament informatic, care poate deveni depășit mult mai repede decât o clădire, se poate deduce maxim 26% din costul său total pe an, în timp ce clădirea, doar 3%.

Nu uitați restul avantajelor fiscale

Cu atâta complexitate și detalii de luat în considerare, este ușor să se piardă din vedere că PFA-urile pot beneficia și de restul avantajelor fiscale obișnuite. Acestea s-ar putea articula în două mari secțiuni distincte: cele la nivel de stat și cele la nivel de regiune autonomă.

În sfera statală, se remarcă deducerea pentru maternitate, de 1.200 de euro în primii trei ani de la naștere, neexistând în general una pentru paternitate. Pentru achiziționarea unei mașini electrice, se pot deduce maxim 3.000 de euro. Există, de asemenea, ajutorul pentru renovarea unei locuințe pentru a o face mai eficientă energetic. Se permite o deducere de 40% din costul lucrării dacă este locuința obișnuită. Are un plafon de 5.000 de euro. S-ar include aici și donațiile, de exemplu.

Pe plan autonom, fiecare regiune are propriile ajutoare, în această secțiune Fiscul le detaliază. Acestea variază de la deduceri pentru închirierea locuințelor, pentru copii, pentru adopție, pentru cheltuieli educaționale... spectrul este larg. Valeria Hernández subliniază că este deosebit de interesant pentru lucrătorii pe cont propriu cazul locuirii în Madrid. «Madrid este un loc bun unde să fii PFA. Pe lângă ajutoarele la cotizația la Securitatea Socială, noile PFA-uri sub 35 de ani care se înregistrează pentru prima dată au o deducere de aproximativ 1.000 de euro. În restul Spaniei, sunt foarte puține comunități autonome care oferă deduceri speciale pentru PFA-uri», susține ea.

Atenție dacă s-au primit subvenții, premii sau ajutoare sau dacă se fac investiții la Bursă

La fel cum nu trebuie pierdute din vedere posibilele deduceri comune cu restul contribuabililor, PFA-urile nu trebuie să uite nici că uneori trebuie incluse date care nu întotdeauna se află în posesia Agenției Fiscale. De exemplu, în cazul în care s-a primit o plată în 2024 pentru kit-ul digital, trebuie inclusă, dar cum apoi ar putea fi imputată ca cheltuială deoarece acei bani sunt dedicați contractării de servicii oferite de alți profesioniști, de facto ar fi scutită.

Pe de altă parte, dacă PFA-ul, pe lângă activitatea sa profesională, menține investiții la Bursă sau în obligațiuni, trebuie să se asigure, de asemenea, că apar beneficiile sau pierderile derivate din acestea. În acest articol explicăm cum să reduci factura fiscală datorită pierderilor la Bursă.

Relația dintre declarația de venit și TVA, o posibilă deducere suplimentară?

În mod normal, TVA și IRPF sunt două lucruri bine distincte și nu au legătură între ele, dar există excepții. «TVA este unul dintre cele mai dificile impozite pentru PFA-uri deoarece are multe regimuri speciale. Ori de câte ori TVA-ul suportat nu ai putut să-l deduci înainte deoarece activitatea ta este scutită de TVA, îl poți deduce ca cheltuială în IRPF, de aceea există căsuțe specifice de TVA ca venit și TVA ca cheltuială în declarație. Pentru aceste cazuri», spune Hernández. Cu alte cuvinte, dacă faci parte dintr-una dintre activitățile scutite de TVA pe teritoriul național, poți imputa ca cheltuială în IRPF TVA-ul aferent acelor lucruri pe care le-ai cumpărat pentru desfășurarea muncii. Acest lucru îl pot face exclusiv acele PFA-uri care sunt în estimare directă sau directă simplificată la declarația de venit. Nu numai că PFA-urile scutite de TVA nu trebuie să prezinte declarațiile trimestriale de TVA, dar pot deduce TVA-ul ca cheltuială. În tabelul următor sunt enumerate activitățile scutite.

Pe de altă parte, există situații care sunt scutite de prezentarea declarației trimestriale de plăți fracționate ale IRPF. Fiscul explică faptul că obligația există indiferent dacă se aplică regimul de estimare obiectivă sau cel de estimare directă sau directă simplificată, dar stabilește excepția de a nu trebui să o prezinți dacă, în anul calendaristic anterior, «cel puțin 70% din veniturile activității au făcut obiectul reținerii la sursă sau plății în cont». Adică, dacă serviciile tale au fost prestate către o altă companie care a efectuat rețineri de IRPF, nu trebuie să o prezinți.

O sarcină complicată... și deductibilă

Procesul de a face declarația de venit este doar un pas în plus printre sarcinile pe care trebuie să le înfrunte zi de zi PFA-ul, dar, așa cum atestă detaliile menționate anterior, nu este o sarcină simplă. Toți experții citați în prezentul articol coincid în a sublinia oportunitatea ca, în caz de îndoieli, PFA-ul să recurgă la o firmă de gestiune (gestoría). Nu numai că poate reuși să își reducă factura fiscală prin aceasta, dar și să se asigure că va fi completată corect. În plus, subliniază că serviciile lor sunt tocmai o cheltuială deductibilă.