De câte ori ați auzit expresia “nu-mi ajunge viața”? De câte ori ați pronunțat-o? Dacă sunteți dintre aceia pe care agenda îi controlează ziua, consolați-vă, să știți că sunteți printre majoritate. Nu contează dacă sunteți director, manager de nivel mediu sau angajat de bază. Senzația este aceeași, și o rezumă astfel o persoană care cere anonimatul: “Tocmai ieri îi spuneam psihologului: m-am transformat într-un automat, spun la tot că da, îmi umplu agenda de ședințe și apoi nu mai am timp să fac munca importantă. Am abandonat gândirea critică și nu mă mai întreb dacă este cu adevărat necesar să merg la acea ședință. Mă grăbesc tot timpul simțind că viața trece pe lângă mine.”

Trăim o epidemie de lipsă de timp, susține Mapi Hermida în cartea sa Sí me da la vida (Plataforma Editorial), care ne împiedică să ne relaxăm pentru că suntem mereu în alertă cu senzația că nu ajungem să facem totul, oricât de mult ne-am strădui să ne organizăm: este ca și cum viața ar decide pentru noi. Un fenomen care este cunoscut sub numele de cronopatie, care descrie preocuparea nesănătoasă de a ocupa timpul, de a fi productivi și de a umple fiecare moment al zilei, explică Isabel Aranda, membru al Colegiului Oficial al Psihologilor din Madrid. Nu este vorba despre o patologie, clarifică ea, ci despre felul în care gândim, dar are consecințe: stres, epuizare, izolare, insatisfacție vitală…, enumeră ea. Și, deși nu este de obicei un motiv obișnuit pentru a merge la consultație, “iese foarte des la iveală atunci când se face terapie”.

“Suntem sclavi ai agendelor noastre pentru că trăim într-o cultură a hiperproductivității, unde valoarea personală o măsurăm în termeni de ocupare, ne identificăm cu ceea ce facem și pare că a fi mereu la maxim este un sinonim al succesului, când, de fapt, este un semn de lipsă de productivitate și de epuizare cronică”, susține Marta Romo, director general al BeUp. “A fi ocupat este foarte bine văzut și mulți oameni din companii merg ca puii fără cap”, sprijină Aranda. Este adevărat că există o supraîncărcare de sarcini în majoritatea organizațiilor și că inteligența artificială ne determină să acumulăm noi sarcini, dar și că sindromul FOMO de a nu vrea să pierdem nimic atacă din ce în ce mai mult lucrătorii, continuă ea. Ambele se auto-alimentează, potrivit lui Romo, “supraîncărcarea ne introduce în roata hiperactivității constante și FOMO, care este o consecință directă a hiperconectivității și a intrat pe deplin în viața noastră, ne împiedică să sărim de pe roată”.

“Nu am crezut că va fi nevoie să revizuim gestionarea timpului, dar adevărul este că a redevenit un subiect important în cadrul companiilor, care solicită formare pentru angajații lor”, adaugă Isabel Aranda.

Deja critica Charles Chaplin în Timpuri moderne (1936) modul în care ritmul frenetic al fabricii unde lucra ca muncitor metalurgic îl ducea la spitalul de nebuni. Tocmai acest film este prezentat în ultima expoziție a Băncii Spaniei din Madrid: Tirania lui Cronos, unde încă o dată devine evidentă preocuparea actuală pentru timp (sau, mai bine zis, lipsa lui). În ea sunt expuse aproximativ douăzeci de ceasuri istorice alături de picturi (ultimele portrete ale Regilor de Annie Leibovitz printre ele) și fotografii care “se luptă” pentru a opri ticăitul. Ca și compoziția artistului croat Mladen Stilinovic Artist at Work, unde este văzut în pat dormind. O alegorie a nevoii pe care o avem de a ne opri și de a gândi pentru a fi creativi.

Ceea ce recomandă mai presus de orice Marta Romo: să nu mai facem lucruri. “În agenda noastră nu mai încape nimic. Trebuie să eliminăm lucruri pe care le facem din obișnuință, pentru a face o impresie bună sau din perfecționism și care nu schimbă nimic. Pentru că ritmul frenetic ne afectează sănătatea mintală. Greșim cu conceptul de productivitate, care nu are legătură cu a face mai mult, ci cu a face mai puțin”.

A nu mai face

Agustín Peralt, expert în eficacitate personală și creator al metodei FASE, este de părere că tehnologia, care a venit pentru a ne ajuta la muncă, a servit tocmai pentru contrariul: acum sunt invitațiile la ședințe de pe platforme cele care controlează agendele și nu lasă spațiu pentru munca reală. Peralt crede că trebuie să terminăm cu ceea ce el numește roata hamsterului plină de M&Ms, adică meetings sau ședințe neproductive, e-mailuri, telefoane mobile și mesaje de pe Teams. “Se pare că totul ne împinge să fim tot timpul disponibili, conectați, chiar și în momentele de relaxare. Hiperconectivitatea a diluat granițele dintre muncă și odihnă: munca ne urmărește în buzunar prin intermediul telefonului mobil”, adaugă Romo.

Mariola Martínez se recunoaște sclava agendei sale: “Uneori am chiar și trei ședințe în același interval”, dar se obligă să se oprească în fiecare zi la prânz. “Este singurul lucru pe care îl gestionez din agenda mea”, recunoaște președinta Canal de Xerox, cu șapte țări în subordine. Compania sa a acordat în acest an o zi liberă angajaților pentru a avea grijă de sănătatea lor mintală. Și ea, desigur, și-a luat-o.

Dietele directorilor de top sunt gestionate, în general, de secretara lor. Gema Abelleira este asistenta de înaltă conducere a președintelui Vistage Portugal și consideră că primul lucru de care este nevoie pentru aceasta este să cunoști obiectivele șefului și importanța pe care o acordă contactelor sale pentru a ști cum să le tratezi. De asemenea, este nevoie de flexibilitate, deoarece neprevăzutele sunt pâinea noastră cea de toate zilele. Abelleira își gestionează agenda știind că directorul executiv acordă prioritate vieții personale față de cea profesională, astfel încât la prima oră a dimineții și la ultima oră a după-amiezii plasează activitățile cele mai susceptibile de modificări și lasă trei zile libere pe lună pentru neprevăzute.

Găuri pentru viața personală, ceea ce este prioritar pentru tineri; generația Z este un motiv de speranță pentru a pune capăt roții hamsterului în birou, deoarece nu vor să-și demonstreze valoarea fiind super-ocupați, ci își apreciază calitatea vieții, conchide Aranda.

Controlul ceasului

Există câteva instrumente de bază pentru gestionarea timpului de lucru, deși nu le luăm în considerare, spune Marta Romo, de la BeUp. Primul este prioritizarea sarcinilor, distincția dintre urgent și important și capacitatea de a delega. Psihologul Isabel Aranda adaugă stabilirea unor orare clare pentru aceasta, deoarece legea lui Parkinson arată că, dacă nu, toate momentele se prelungesc. A doua cheie este să fii asertiv și să stabilești limite, nu vei fi un profesionist mai slab din această cauză. Limitele sunt, de asemenea, digitale (oprirea notificărilor și luarea de momente de deconectare). A treia este includerea în timpul de lucru a pauzelor active, odihnă reală, mai ales când lucrăm de la distanță. Și adaptarea sarcinilor la nivelul de concentrare personal.

Companiile observă problemele personalului cu gestionarea timpului, subliniază expertul Agustín Peralt. Cele mai avansate transformă cultura companiei pentru a obține forme de lucru mai eficiente și se concentrează pe stabilirea unor obiective clare pentru angajați, promovarea obiceiurilor sănătoase, lupta împotriva hoților de timp și au o sistematică de măsurare a progreselor lor, așa cum fac Pepsico, Bimbo sau Siemens, adaugă el.